Il y a quelques années, une étude menée par le Gartner Group révélait que 90% des entreprises n’avaient aucune idée du nombre d’imprimantes qu’elles possédaient et encore moins du budget dépensé en matière d’impression. Une lacune plutôt étonnante, puisque l’impression représente le troisième poste de dépenses le plus important en matière de frais d’exploitation, derrière la location des bureaux et la rémunération des salariés ! Voici quelques gestes simples pour diminuer vos coûts d’impression.
La fonction « Tracking »
La majeure partie des outils de gestion du parc d’imprimantes incluent des fonctionnalités de suivi, appelées « tracking ». Des fonctionnalités permettant d’avoir une visibilité sur les dépenses d’impression en fonction de certains paramètres, comme le dossier traité, le projet, le service ou encore le client. Outre-Manche et outre-Atlantique, la fonctionnalité de tracking permet à certaines entreprises de refacturer leurs dépenses à leurs clients, sur la base de ce qui a été consommé, grâce notamment à une connexion de l’outil de tracking au logiciel de comptabilité.
L’adaptation des règles d’impression
Saviez-vous qu’il est possible de réduire vos coûts d’impression de près de 25%, en effectuant simplement quelques ajustements au niveau des paramètres d’impression ? Il s’agit de revoir les règles automatiques régissant les impressions effectuées par les collaborateurs de l’entreprise, de manière à optimiser et à réduire les coûts. Par exemple, cela peut passer par la redirection automatique de documents importants vers des équipements spécifiques plus adaptés ou à rediriger automatiquement certains documents non-officiels vers une qualité d’impression sur papier de moindre qualité.
Un suivi jusqu’au bout : Follow-me print
Voici un fait étonnant : un sixième des pages imprimées ne sont pas lues. Une fois imprimés, certains documents restent même dans l’imprimante. Un constat effarant auquel répond l’option « Follow-me print » de certaines imprimantes. La règle est simple : l’impression est en attente jusqu’à ce que l’utilisateur se manifeste physiquement en utilisant un badge ou un code. Les chiffres montrent une réduction de 15% du volume d’impression, laissant non-imprimées toutes les pages qui, au final, n’étaient pas nécessaires.
Il y a une quarantaine d’années, le concept de « bureau sans papier » jaillissait à travers toutes les entreprises comme étant la solution à laquelle contribuerait l’arrivée de l’ordinateur. Aujourd’hui, cette réalité est bien différente, avec une évolution de la consommation de papier allant de 70 millions de tonnes en 1980 à 140 en 1996. Si les salariés sont encore très attachés à la version papier de leurs documents, les gestes simples présentés dans ce document sont certainement les instigateurs d’économies non négligeables au sein de l’entreprise, donc à considérer avec intérêt.