La quête vers un « bureau sans papier » est devenue un défi de taille pour un grand nombre d’entreprises qui prennent conscience des avantages de la Gestion Electronique de Documents en termes d’efficacité, de productivité et de coûts. Qu’est-ce que la Gestion Electronique de Documents et quels sont les avantages de la GED pour votre entreprise ?
Qu’est-ce que la Gestion Electronique de Documents ?
Appelée Enterprise Content Management (ECM) en anglais, la Gestion Electronique de Documents (GED) regroupe l’utilisation de moyens informatiques permettant de gérer tout type de document électronique, quel que soit son format. L’objectif final de la GED est de constituer un référentiel de l’ensemble des données de l’entreprise, qu’elles soient structurées ou non, et ce en vue d’en gérer le cycle de vie, dès leur production jusqu’à leur destruction.
Quels sont les avantages de la GED pour votre entreprise ?
Certains avantages liés à la Gestion Electronique de Documents impliquent un réel retour sur investissement, calculable et tangible alors que d’autres sont inhérents à des aspects de productivité et d’efficacité, plus difficilement mesurables.
- Une réduction des coûts liés au stockage : la GED permet de ne conserver que ce qui est absolument nécessaire et de se débarrasser des documents qui ne sont pas importants ou pas utilisés. Une solution GED permet d’éliminer les documents les moins à jour ainsi que les doublons et donc, de diminuer les frais liés au stockage des données physiques ou numériques de manière considérable. A noter que, dans le coût du stockage, il faut également penser à la maintenance et à la gestion de ce dernier, plutôt qu’au coût initial uniquement
- Une baisse des coûts d’exploitation indirecte, en raison de la diminution des coûts de stockage, notamment. En mettant en place et en optimisant les flux de données au sein de la solution GED, la circulation électronique du contenu devient plus fluide et moins coûteuse pour l’entreprise
- Une facilité d’accès aux documents, retrouvables en quelques clics par l’ensemble des collaborateurs
- Une uniformité des informations partagées pour un travail collaboratif plus efficace
- Une conservation des documents sans risques de perte ou de dispersion
- Une traçabilité des documents, gérés via la solution GED de leur création à leur destruction en passant par leur édition et leur utilisation par chacun
- Une interopérabilité facilitée, grâce à des documents pouvant être accédés à partir de multiples plateformes, selon les usages et selon les besoins des collaborateurs de l’entreprise.
La Gestion Electronique de Documents est devenue une nécessité dans toute entreprise souhaitant mettre en place des moyens permettant d’être plus efficace et plus productive au quotidien, mais également plus rentable. Une solution impactant directement sur les tâches des salariés ainsi que sur la compétitivité de l’entreprise dans le domaine dans lequel elle évolue.